Największą zmora każdego managera jest Outlook Express lub jakaś inna aplikacja do obsługi poczty mailowej. W ogóle maile to zło. A już takie przychodzące w nocy z dopiskiem ASAP to zło przeogromne J
Wszystko jednak wskazuje na to, że bynajmniej w najbliższym czasie ilość maili, które musimy ,,obrobić’’ nie zmaleje. Choć wiele mówi się już teraz o konieczności ograniczenia zbędnej komunikacji mailowej i w wielu firmach na mówieniu się nie poprzestaje. Na szczęście korpoludki z warszawskiego Mordoru podejmują walkę z niekończącym się mailowym spamem i widać pierwsze efekty tego podejścia.
W okresie najbardziej wytężonej pracy zawodowej dziennie przychodziło do mnie około 100 – 120 maili. Obecnie jest do 60 maili dziennie. Po kilku latach walki z mailami, dzisiaj mogę podpowiedzieć Wam kilka rad dotyczących tego jak szybko i skutecznie ogarniać maile.
1. Żeby szybko rozprawić się z przepełnioną skrzynką mailową, musisz przede wszystkim nauczyć się szybko i ze zrozumieniem czytać tekst pisany. Jeśli czytasz wolno, to żadne triki nie pomogą. Zamiast biec na kurs szybkiego czytania, zacznij po prostu czytać. Im więcej czytasz, tym łatwiej Ci to przychodzi. Nabierasz wprawy i tempa. Spróbuj, po 6 miesiącach regularnego czytania naprawdę zobaczysz różnicę.
2. Maile czytaj tylko raz i to na jednym urządzeniu. Szybko podejmuj decyzje co należy z nim zrobić – 60% moich maili ląduje w folderze KOSZ.
3. Sprawdzaj maile dwa razy dziennie maksymalnie. Ja sprawdzam maile około 9 rano – wtedy większość moich współpracowników rozpoczyna pracę i oczekuje ode mnie jakiejś odpowiedzi. Kolejny raz sprawdzam pocztę krótko przed 17 – potem nie zajmuje się już firmową skrzynką pocztową. Udzielenie informacji po godzinie 17 na ogół nie rozwiąże nikomu problemu, a w sytuacjach pilnych moi współpracownicy komunikują się ze mną telefonicznie, lub coraz chętniej poprzez Messengera.
4. W sprawach, których musisz zająć stanowisko i zajmie Ci to mniej niż minutę, działaj od razu. Często ktoś potrzebuje jedynie Twojego potwierdzenia, więc nie blokuj mu pracy i rób to od razu.
5. Maile które podejmują ważne tematy, dotyczą spraw, do których prawdopodobnie będziesz wracał w najbliższych tygodniach, przesuń do odpowiedniego folderu. W moim outlooku mam aktualnie 10 różnych folderów, do których trafiają maile zawierające ważne informacje na później. Raz na 6 miesięcy robię w tych folderach czystkę.
6. Regularnie robię porządki w skrzynce odbiorczej i nie przechowuje tam niepotrzebnych wiadomości. Mój ulubiony folder w outlook express to KOSZ. Naprawdę kilkakrotnie usunęłam całą swoją pocztę mailową i nic poważnego się nie stało J
7. Nie czytam maili, które mnie nie interesują lub nie są do mnie adresowane – dotyczy to głównie. ofert współpracy B2B lub newsletterów. Jeśli nie jestem zainteresowana w danym momencie danym produktem, mail od razu ląduje w koszu.
8. Czytam bardzo pobieżnie maile które są mi wysłane ,,do wiadomości’’ – jeśli nie wymagają ode mnie reakcji, od razu lądują w koszu.
9. Nie wysyłam wielu maili, staram się pisać jasno i precyzyjnie dokładnie formułując czego oczekuję od adresata wiadomości. Nie rozsyłam spamu po całej firmie szanując innych użytkowników. Nie tworzy długich adresatów na ,,cc’ i na ogół takich maili też nie dostaję.
10. Jeśli w trakcie wymiany korespondencji widzę, że sprawa nie jest jasna, przechodzę do kontaktu telefonicznego a najważniejsze ustalenia potwierdzam mailowo. I przede wszystkim nie wysyłam maili do koleżanek siedzących obok – chyba, że ustalamy jasno, że mail jest potrzebną podkładką np. do zamówienia lub formą przypomnienia. Sama też proszę moich rozmówców o wysłanie maila z ustaleniami zwłaszcza wtedy, gdy rozmówcy łapią mnie w czasie podróży.
11. Jeśli to możliwe, to tworzę szablony odpowiedzi. Przydaje się zwłaszcza wtedy gdy dostajesz dużo podobnych zapytań. Wtedy sformułowanie odpowiedzi trwa naprawdę chwilę.
12. Regularnie korzystam z autorespondera – zwłaszcza w czasie kilkudniowych wyjazdów i wakacji. Jeśli to możliwe, przekierowuję swoją pocztę do osoby która aktualnie mnie zastępuje.
13. Unikam podawania swojego służbowego maila wszystkich zainteresowanym i przestrzegam obowiązującej w firmie zasad obiegu dokumentacji. Jeśli maile mojego klienta powinny trafić do właściwego działu, to tam właśnie powinny tracić – nie do mnie.
Te kilkanaście zasad skutecznie pozwala mi zarządzać moją skrzynką pocztową.
Nie cierpię na nadmiar maili i nie spędzają mi snu z oczu. Z dużą przyjemnością nie sprawdzam maili w czasie wakacji i bynajmniej za nimi nie tęsknie. Do zarządzania pocztą trzeba nie tylko trików ale też zdrowego rozsądku
